MISSIONS PRINCIPALES

Sous la supervision du Responsable Formation, la Coordonnatrice de Formation gère la logistique globale, la planification et l’administration des formations du CNAM et de l’ESB.

♦ Accueil et information :

• Accueil et renseignements du public sur les diverses formations proposées
• Orientation et conseil du public par rapport aux formations proposées et réorientation le cas échéant

♦ Gestion pédagogique et administrative des formations :

• Gérer les parcours des apprenants, de l’inscription à la certification (GESCICCA, VAPP, VES, diplômes D3) dans le respect des procédures du CNAM.
• Traiter les conventions et les contrats individuels de formations ou de stage
• Editer les attestations de présence et/ou de fin de formation
• Former les utilisateurs (apprenants et formateurs) aux outils numérique (Moodle, D3)
• Gérer les agréments des formateurs (ADAGE+DFPC)
• Gérer les enregistrements des nouvelles formations diplômantes et mises à jour (RCPNC)
• Assurer la bonne organisation des examens : planification annuelle, information et convocation des auditeurs, préparation des sujets, organisation des surveillances, etc..
• Réaliser la collecte et l’analyse des évaluations des formations (SURVEY MONKEY) pour proposer des ajustements aux programmes en fonction des retours des apprenants.

♦ Coordination de la logistique des formations en présentiel :

• Planifier les sessions de formation avec prise en compte des contraintes de calendrier des formateurs et des apprenants.
• Gérer de la réservation des salles et du matériel, en veillant à l’accessibilité et au bon déroulement des sessions.

♦ Supervision des systèmes d’information :

• Réaliser la saisie des données relatives aux inscriptions et aux parcours des auditeurs ainsi que des informations
• Assurer la bonne utilisation des outils de gestion (Gescicca, Moodle, SURVEY MONKEY) et superviser leur mise à jour.
• Garantir la confidentialité et la sécurité des données relatives aux formations et aux apprenants.

♦ Relations et communication :

• Collaborer avec les formateurs et assurer leur préparation logistique.
• Gérer les relations avec les organismes partenaires ou extérieurs (employeurs, autres établissements de formation).
• Organiser et participer aux événements promotionnels (JPO, salons, forums, Cnamedi….).
• Participer à la communication et à la gestion des réseaux sociaux pour promouvoir les activités de formation.
• Gestion de la page web de la structure en accord avec le responsable

MISSIONS COMPLEMENTAIRES

• Rédaction et saisie des comptes rendus de réunions d’équipe
• Participation et rédaction des comptes rendus aux réunions pédagogique des actions de formation
• Effectuer des recherches sur les cours ou sujets d’examens pour les formateurs.
• Mise en place du café pour les stages de formation continu (en cas d’absence du coordonnateur technique)
• Assurer les surveillances d’examens
• Assurer des permanences en soirée ou le samedi matin, en temps de besoin.

Gestion administrative

• Superviser et coordonner l’ensemble des activités administratives de l’association
• Gérer les conventions de formation, la facturation clients et les conventions des prestataires/employeurs
•  Assurer la gestion des ressources humaines (paie, contrats, indicateurs RH, absences, déclarations sociales, plan de formation)
• Veiller à la conformité réglementaire liée aux activités de formation professionnelle
• Préparer, organiser et assurer le secrétaire des réunions
• Rédiger comptes rendus, rapports d’activités et bilans
• Gérer le courrier et les supports administratifs

Gestion financière

• Participer à l’élaboration et au suivi du budget
• Assurer le suivi analytique des formations et projets
• Préparer les éléments comptables et superviser la comptabilité confiée à un cabinet externe
• Élaborer des tableaux de bord, situations financières et prévisionnels
• Suivre la trésorerie et optimiser les flux financiers
• Préparer les demandes de subventions et les réponses aux appels d’offres
• Assurer les relations avec les partenaires financiers, banques et commissaire aux comptes
• Vérifier et régler les factures, tenir la caisse et réaliser les achats